Como estruturar um processo de vendas

Independente do tipo de empresa, há um time que tem um papel fundamental para alcançar o sucesso - estamos falando do time das vendas - que tem o papel fundamental de converter as oportunidades transformando-as numa venda e consequentemente em lucro para a empresa.

Mas engana-se quem acha que a responsabilidade é única e exclusiva da equipe de vendas! Pelo contrário, todos os colaboradores devem atuar de forma conjunta, visando o desenvolvimento da marca e que ela se consolide como potência no mercado.

E para isso funcionar da melhor maneira do início ao fim é absolutamente necessário criar um processo de vendas bem estruturado.

Você sabe estruturar um processo de vendas? Faz isso na sua empresa? Se a resposta for “Não” - então esse artigo vai ser um guia para você começar hoje mesmo a implantar isso na sua empresa.

Para que ele seja efetivo e proporcione os resultados positivos esperados um bom processo de vendas precisa ser:

• Ensinável - ou seja - possível de ser ensinado aos colaboradores, podendo ser utilizado por qualquer um dessa área
• Escalável - para crescer de forma uniforme, mesmo com aumento de demanda
• Mensurável - com indicadores claros para fim de análise dos resultados
• Previsível - possuir metas claras de resultados a serem atingidos

Ter um processo bem estruturado também evita a utilização de práticas que sejam negativas para o modelo de vendas da empresa.

Como a maioria das empresas não possui um processo de vendas definido e estruturado com cuidado, elas acabam por perder o poder de análise de gargalos da operação, além de abrir precedentes para que os colaboradores percam o controle sobre a organização da rotina de vendas.

Portanto, se a sua empresa investir num processo claro e definido, ela gera resultados muito positivos, tais como:

• garantir que um vendedor recém contratado atinja a meta em um tempo menor;
• treinar o time de vendas para saber suas dificuldade no processo e padronizar os treinamentos;
• ajudar o vendedor a ampliar seus resultados, reconhecendo gargalos individuais clara e objetivamente;
• aumentar a eficiência comercial como um todo, mapeando os gargalos da área, buscando melhorias e ganhando eficiência;
• escalar um time colaborativo, que dê suporte ao crescimento escalável da equipe comercial.

• Antes mesmo da sua criação, faz-se necessário clareza e simplicidade na estrutura e no linguajar.
• A equipe comercial possui o foco principal na atração de novas receitas para a empresa - portanto, não serão regras e burocracias que vão auxiliar na otimização de seus esforços
• Pensar na avaliação da jornada de compra do ponto de vista do seu cliente - desde o momento do primeiro contato até a venda - você deve conhecer as etapas pelas quais o cliente passa e os gatilhos que mostram seus avanços nessa trajetória.

Importante lembrar que o último anterior deve ser conhecido meticulosamente em todos seus detalhes pois sem isso não é possível o início da criação do processo de vendas de uma empresa.

Agora passamos efetivamente aos 4 principais passos para construção e estruturação do seu processo de vendas.

1. Determinar com precisão quais são as etapas de uma venda

O primeiro passo consiste em saber em qual etapa da venda seu cliente se encontra. Não há um padrão exato do número de etapas necessárias, isso é uma variável de cada empresa.

Porém, a perspectiva do cliente pode auxiliar a esboçar este caminho, delimitando o processo em etapas claras e definidas com precisão.

Para definição das etapas, busque realizar uma avaliação dos seguintes fatores:

• Diagnosticar o problema - o cliente possui clareza sobre o problema que sua empresa está solucionando?
• Ter uma solução para o problema diagnosticado - o cliente percebe como a solução ofertada por você se encaixa na resolução do problema?
• Alinhar valores e prazos:o prazo para o retorno da proposta oferecida foi alinhado? Existem objeções que devem ser analisadas? Houve um mapeamento do fluxo burocrático: jurídico, contratos ou pagamentos?
• Definir os passos seguintes: aceita a proposta, o prazo para o pagamento foi delimitado?

Assim que forem claramente definidas as etapas desse processo, é preciso definir também os gatilhos binários - que não são passivos de múltiplas interpretações - o que auxilia a tornar visual cada etapa, bem como as regras que estabelecem o momento da venda.

Para um bom aproveitamento essas definições devem ser de fácil compreensão pela equipe de vendas para que haja uma padronização dos termos, facilitando os alinhamentos dentro do time e com a equipe gestora.

Dentro da empresa, cada colaborador tem a sua representatividade nos resultados. Os bons lucros aparecem quando os setores trabalham como um conjunto de engrenagens, mas isso só é possível com um processo de vendas bem definido.

Buscar um alinhamento entre os responsáveis, pensando no sucesso da empresa como um todo começa por definir claramente o processo de vendas, a jornada do cliente na empresa e como ele deve ser entregue pelo Marketing, as informações que sejam necessárias e os procedimentos realizados.

2. Definir os deveres dos colaboradores do time de vendas

A agenda do vendedor deve ser preenchida de forma integral com atividades que visem atingir a meta. Uma boa rotina de vendas inclui diariamente a abordagem de novos Leads - a geração de oportunidades de vendas para a empresa.

Deixar claro qual a função do vendedor e suas responsabilidades evita que ele fique sobrecarregado ou mesmo à toa. Essa definição da responsabilidade do vendedor e o seu papel na empresa precisa ser estabelecido desde o início:

• momento da geração da demanda;
• documentação necessária para viabilizar os processos;
• alinhamentos financeiros;
• interface com pós-vendas;
• etc.

Busque definir cada atividade ou processo, templates de documentos e ferramentas de apoio - todo e qualquer recurso para que o vendedor saiba com clareza quais são suas atividades.

3. Criar indicadores e níveis ideais de trabalho

Após as etapas anteriores, faz-se necessário ter uma base esperada do ritmo ideal de trabalho para que seus vendedores possam operar sem sobrecarregá-los.

Nesta etapa da estruturação do processo de vendas o ideal é ter uma visão crítica e analítica dos indicadores operacionais da sua equipe de vendas.

As principais atividades que orientam o fechamento de uma venda são aquelas que fazem com que os Leads avancem para as etapas seguintes do processo, portanto a quantidade de atividades é um importante indicador.

Os principais indicadores comerciais que buscam mensurar o ritmo de trabalho e a sua eficiência são:

• A quantidade de atividades realizadas ao longo do dia: ligações realizadas, e-mails enviados, reuniões, propostas que foram feitas…
• Visitas aos clientes e/ ou tentativas de contato telefônico;
• Número de novas entradas de Leads;
• Percentual de negócios fechados, em comparação com a entrada de novos - eficiência das vendas.

4. Formalizar o fluxo de informações do processo

Isso é necessário para evitar dupla interpretação das mensagens ou não execução das tarefas definidas. No caso do time de vendas, por exemplo, isso ocorre pelo não cumprimento de um gatilho, o que por sua vez acarreta num avanço inadequado de um Lead para uma etapa errônea.

O processo de vendas precisa de forma obrigatória ser a fonte de informações mais importante quando se fala em ditar o andamento dos leads e as regras de convivência de uma área comercial.

Também precisa ser a bússola que irá detalhar:

• informações de cada etapa do funil;
• forecast de vendas e as suas definições;
• formas de contornar uma negativa e os argumentos que serão usados;
• níveis de operação ideal - ritmo e eficiência;
• definições de posse dos Leads;
• e quaisquer outros aspectos que digam respeito à área comercial.

Ou seja, toda e qualquer informação que oriente a equipe comercial, desde o início a jornada na empresa, precisa constar nos documentos acima, a fim de manter os padrões de operação sempre nivelados.

• Utilize ilustrações para o processo de vendas, de forma que os envolvidos saibam seus papéis e sua importância no resultado.
• O trabalho deve funcionar como uma corrida de revezamento - os objetivos são compartilhados entre as equipes.
• Busque utilizar sempre os conceitos de funil de Marketing e vendas com ilustrações ou recursos que possibilitem uma fácil interpretação.
• Realize treinamentos periódicos para capacitação da equipe, já que isso aumenta a qualificação dos profissionais, permitindo que novas técnicas sejam implantadas e otimizando o processo - gera resultados diretos nas vendas.
• Estipule metas para a equipe de forma que ela mantenha o foco no trabalho e se esforce para alcançar o objetivo.
• Busque equilíbrio ao criar as metas - simples demais não estimulam a equipe e como metas impossíveis de atingir causam frustração.
• Mantenha um bom controle de desempenho de vendas, analisando a performance de cada ação ou investimento e vendo como eles estão retornando para a empresa e a reação do público perante eles.
• Acompanhe o comportamento de compra dos seus clientes, análise se há um perfil específico, ou uma periodicidade nas compras - para embasar melhor as tomadas de decisão