Como montar uma escala de trabalho de forma fácil

Escala de trabalho é a organização dos turnos dos colaboradores. Se você precisa de uma equipe produtiva e evitar problemas trabalhistas, você está no lugar certo!

Neste artigo você vai mergulhar no assunto escala de trabalho, aprendendo os conteúdos abaixo:

• O que é escala de trabalho
• Quais empresas devem usar escalas de trabalho
• Tipos de escalas de trabalho
• Vantagens de uma escalas produtiva
• Quais os cuidados com a escala
• Como fazer uma escala de trabalho

Vamos lá?

O que é uma escala de trabalho?

Escala de trabalho, também chamada de escala de revezamento, nada mais é que a organização dos dias e horários de trabalho dos colaboradores de uma empresa.

Seu principal objetivo é estruturar os turnos dos trabalhadores, atendendo o horário de funcionamento da empresa, seus “picos” de fluxo e garantindo os descansos dos colaboradores.

Qual a diferença entre escala de revezamento, escala de folga e escala de trabalho?

Não há diferença, apenas formas distintas de se referir a uma escala de trabalho.

Normalmente utiliza-se o termo escala de revezamento quando há troca de turnos, ou seja, um colaborador encerra seu horário de trabalho e outro assume.

Escala de folga, geralmente, é utilizado quando o objetivo da escala de trabalho é organizar os descansos dos colaboradores.

Independente do termo, ambas são escalas de trabalho.

Todas as empresas precisam de escala de trabalho?

Escala de trabalho não é uma escolha, quando há pelo menos um colaborador, automaticamente você terá uma escala de trabalho.

Sem uma definição de horários colaboradores ficariam “perdidos”, não saberiam horários de entrada e saída do trabalho, e também não saberiam em quais dias da semana trabalhariam.

A diferença é o modo que é gerenciado esses turnos, se é um sistema, uma planilha ou na cabeça do gestor.

O que é sistema ou planilha de escala de trabalho?

É a plataforma de organização da escala de trabalho.

Imaginamos um escritório de contabilidade com expediente de segunda a sexta das 08h00 às 18h00, com intervalo de almoço das 12h00 às 14h00. Nesse caso não temos dificuldade, pois o horário que a empresa opera é igual a rotina dos colaboradores, ou seja, todas as pessoas trabalham das 08h00 às 18h00.

Por outro lado, um supermercado que abre de domingo a domingo, das 08h00 às 21h00, é uma empresa de maior complexidade, porque os colaboradores não trabalham o período inteiro, mas sim em determinados horários, cobrindo a ausência de outro colaborador.

Vamos combinar que é quase impossível um gestor gerenciar isso tudo na cabeça, aí que entra o sistema e a planilha de escala de trabalho, fazendo a organização dos turnos dos colaboradores.

Quem é o responsável pela criação da escala de trabalho?

O porte da empresa determina quem vai ser o responsável pela criação da escala de trabalho.

Em empresas de médio a grande porte, normalmente a escala de trabalho é criada pelo departamento pessoal dentro do setor RH (Recursos Humanos) em conjunto com os líderes de setores.

Nas empresas menores, que não têm um setor de RH estruturado, geralmente esse trabalho é desenvolvido por líderes de setores, gerentes ou, até mesmo, o proprietário da empresa.

Quando fazer uma escala de trabalho?

Geralmente a escala de trabalho é criada para um mês completo, sendo aconselhável realizá-la, no mínimo, um dia antes desse período iniciar.

Entretanto, nada impede que a escala de trabalho seja criada em períodos diferentes, como semanal, a cada 15 dias ou anual dependendo do modelo do negócio.

O que é CLT e acordos coletivos? Qual devo seguir?

A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) é a legislação que determina as regras sobre as relações de emprego.

Acordos coletivos são normas acordadas entre sindicatos trabalhistas e empresas (ou sindicatos patronais). Estes acordos devem ser protocolados pelo Ministério do Trabalho para ter validade.

Normalmente espera-se que, um acordo coletivo realizado entre os órgãos representantes dos empregados e empresas obedeçam as normas básicas previstas na CLT, por isso, orienta-se seguir o acordo coletivo antes da CLT.

É importante estar sempre “ligado” às atualizações desses instrumentos, buscando informações com a equipe de seu escritório de contabilidade, para ter o máximo de segurança nessas decisões.

Escala de trabalho 5X1

Neste modelo o colaborador trabalha 5 dias seguidos e folga 1.

Geralmente utilizada por empresas que funcionam 24 horas, como telemarketing e portarias.

Escala de trabalho 5X2

Na escala 5X2 o colaborador trabalha 5 dias seguidos e folga 2.

Esse formato é muito utilizado em escritórios de contabilidade, por exemplo, onde o colaborador trabalha de segunda a sexta, e folga o final de semana.

Escala de trabalho 6X1

A escala de trabalho 6x1 é um dos mais utilizados nas empresas que trabalham nos finais de semana, como supermercados e farmácias.

O formato determina o trabalho por 6 dias e uma folga em seguida.

Escala de trabalho 12X36

Diferente das escalas anteriores, essa é controlada por horas. Neste caso o colaborador trabalha 12 horas e folga 36 horas.

A escala de trabalho 12x36 é utilizada geralmente por empresas que operam 24 horas, como por exemplo, unidades de saúde, indústrias, portarias de estabelecimentos, entre outros.

Por exemplo, se um colaborador trabalha das 08h00 às 20h00 na segunda-feira, ele voltaria a trabalhar às 08h00 na quarta-feira.

Este formato só pode ser utilizado mediante c entre colaboradores, sindicato e empresa.

Escala de trabalho 18X36

Assim como a anterior, a escala 18X36 é controlada em horas. O colaborador trabalha 18 horas e folga 36 horas.

Esse modelo de escala não é muito utilizado por ser exaustivo, também por isso, necessita de acordo coletivo para ser firmado.

Escala de trabalho 24X48

Também em horas, na escala 24X48 o colaborador trabalha 24 horas e folga 48 horas.

Essa escala também deve ser firmada com acordo coletivo.

Produtividade

Produtividade é pessoa certa, no lugar certo e na hora certa.

Você pode ter o melhor profissional, as melhores ferramentas de trabalho, porém, se não tiver uma boa escala de trabalho, os funcionários trabalham de forma ineficiente.

Ficou confuso? Vou te dar um simples exemplo:

Eu quero fazer um muro na minha casa e pintá-lo de verde. Para isso, vou contratar um pedreiro e um pintor, correto? Se os dois profissionais chegarem no mesmo dia e horário, o pintor não terá o que fazer até o pedreiro acabar a sua parte, ou seja, você afetou a produtividade do pintor por chamá-lo na “hora errada” e perdeu dinheiro com isso.

Atendimento otimizado

A escala de trabalho bem elaborada disponibiliza colaboradores para os horários de maiores movimentos, conseguindo assim um melhor atendimento ao seu cliente.

Vamos Imaginar o seguinte cenário, uma padaria tem seu maior fluxo das 18h00 às 20h00, o ideal seria uma escala ajustada com o máximo do efetivo à disposição naquele horário, concebendo um excelente atendimento a cada cliente.

Evitar multas

A legislação trabalhista dispõem de muitas regras quanto a horários de colaboradores, e ainda mais alterações com a reforma trabalhista.

Uma escala organizada e atualizada (observando a CLT e suas revisões) vai ajudá-lo a não se perder nas obrigatoriedades da lei, evitando possíveis multas e processos trabalhistas.

Dica: mantenha contato frequente com seu contador ou responsável pela geração da folha de pagamento, pois a legislação trabalhista tem recorrentes atualizações e acordos coletivos são firmados (e revisados) a cada ano.

Ambiente favorável

O clima organizacional é um fator chave para o sucesso de uma empresa. Uma boa organização da escala de trabalho é um dos principais fatores para alcançar esse objetivo, pois ela busca o equilíbrio de colaboradores para cada momento, evitando sobrecarregar uma pessoa e deixar outra desocupada

Ser produtivo

Para obter a vantagem da produtividade, obviamente você precisa montar uma escala de trabalho eficiente.

Fique atento aos seguintes pontos:

Picos de fluxo

Conheça os horários de maior fluxo da sua empresa, programando o máximo de pessoas disponíveis para aquele momento.

Muitos sistemas de gestão trazem essas informações em relatórios, os quais ajudam a identificar esses períodos.

Entretanto, se não é possível emitir esse relatório ou você não utiliza um sistema, use sua experiência no negócio para observar e captar quais os horários de picos.

Variações entre semanas e sazonalidades

Além dos horários, preste atenção em variações de fluxo entre períodos do mês e datas comemorativas.

Um supermercado tem grande movimento nas semanas de pagamentos, lojas de roupas e eletrodomésticos têm fluxos maiores em datas especiais como natal e dia das mães.

Essas variáveis devem ser levadas em consideração ao montar a escala de trabalho dos colaboradores.

Horários de menores fluxos

O oposto do horário de pico também deve ser considerado como um fator importante da escala, pois, muitas pessoas trabalhando em horários de pouco fluxo serão improdutivas.

Cumprir a legislação

Ao se tratar de rotinas e horários de colaboradores, devemos manter atenção redobrada à legislação, criando uma escala que não prejudique o trabalhador, evitando problemas para a empresa.

Antes de continuar, vale lembrar que o empregador deve seguir sempre o acordo coletivo e a CLT.

Procure seu contador para se manter alinhado às atualizações trabalhistas.

Os principais pontos a serem observados são:

Limites de horários diários

A CLT determina o limite de 8 horas trabalhadas, sem contar a hora de descanso. Jornadas especiais acima deste limite, devem obedecer o acordo coletivo (pagamento de horas extra).

Limites de horários semanais

44 horas semanais é o limite definido pela CLT.

Descansos

A cada 6 dias é obrigatório um dia de folga pelo menos (domingo é sempre uma boa opção para essa finalidade). Podem haver exceções mediante acordo coletivo.

Intrajornada

Também conhecido como “horário de almoço”, são os descansos dentro da jornada. A CLT determina um período de 15 minutos de repouso para jornadas de 4 a 6 horas. Para jornadas de 8h é obrigatório, no mínimo, 1 hora de descanso.

Interjornada

Embora o nome seja parecido, interjornada é o período de descanso entre duas jornadas, ou seja, entre o horário de saída de expediente até a próxima entrada. Esse intervalo deve ser, no mínimo, de 11 horas consecutivas.

Transparência

A transparência é uma virtude para um processo dar certo. Clareza nas informações são uma forma de evitar confusões entre os colaboradores.

Escala funcional de fácil entendimento

Ao compor uma escala, lembre-se, não é você que usará ela no dia a dia, por isso, seja claro e deixe-a fácil de entender, evitando assim possíveis transtornos de faltas de colaboradores, presença em horários errados, entre outros.

Controle ponto

O controle ponto, além de ser uma obrigatoriedade pela legislação, é uma forma que a empresa pode manter a transparência com o colaborador.

Supervisão

Mesmo que a sua escala de trabalho seja muito clara, escolha pessoas chaves para monitorar o seu cumprimento.

Evitando assim, problemas de colaboradores desinformados ou mal intencionados, que podem trabalhar em horários que não estão programados.

Passo 1 - Classificação dos colaboradores

O primeiro passo para montar um quebra-cabeça é conhecer e separar as peças.

É justamente isso que vamos fazer com nossos colaboradores, separá-los por suas performances.

Para avaliar a performance, leve em consideração alguns pontos:

• Agilidade: avalie questões de agilidade, como o tempo de atendimento de cada colaborador
• Habilidade: avalie habilidades técnicas, colaboradores que tenham mais desenvoltura e facilidade para realizar o trabalho
• Afinidade: é natural que algumas pessoas tenham mais afinidades umas com as outras, considere isso na performance

Uma dica importante, chame o líder do setor para ele opinar. Ninguém melhor que ele para identificar esses perfis.

Vamos imaginar uma padaria, onde avaliamos as performances dos colaboradores do atendimento:

No exemplo acima, classificamos com cor “verde” os colaboradores com alta performance e “amarelo” para baixa performance.

Passo 2 - Identificar alterações nas rotinas

Algumas ocorrências podem interferir na rotina e devem ser previstas nas escalas. São elas:

• Programação de férias: crie uma programação de férias para seus colaboradores, utilizando essa informação para a escala de trabalho.
• Licenças e afastamentos: é impossível se antecipar a uma fatalidade como acidentes de trabalho e afastamento por doenças, entretanto, é possível se antecipar a certas licenças, como a maternidade e a prestação de serviço militar, pois já se tem essa informação com antecedência.
• Demissões programadas: a maioria das demissões são imprevistas e irão complicar a vida do gestor das escalas, portanto, desligamentos de contratos temporários podem ser previstos e devem ser considerados na escala de trabalho.

Passo 3 - Observe os horários

Em um quebra-cabeça é necessário medir o tamanho da base onde serão montadas as peças.

Na empresa não é diferente, olhe para os dias e horário de funcionamento e veja qual período deve ser preenchido pela escala de trabalho.

Se atente aos domingos, feriados e observe o acordo coletivo da sua categoria para verificar como proceder nesses dias específicos.

Passo 4 - Montando a escala de trabalho

Pois bem, já temos as peças separadas e a base para ser montada, agora podemos encaixar as peças do quebra-cabeça.

Vamos dividir essa etapa em duas partes:

1º Escalando horários de trabalho

Observe a classificação dos colaboradores elaborada no passo 1 para escolher quais se encaixam em determinados horários. Leve em consideração os seguintes pontos:

• Escolha colaboradores com altas performances para suprir os horários de maiores fluxos.
• Em casos de equipes maiores, forme mini-equipes conciliando pessoas de alta e baixa performance, para obter um equilíbrio.
• Para os horários de maiores fluxos, procure deixar o máximo de colaboradores a disposição.

Vamos ver como ficaria a escala de trabalho do atendimento da nossa padaria, levando em consideração os seguintes dados:

• Horário de funcionamento: 07h00 às 20h00
• Horário de maior fluxo: 17h00 às 18h00
• Jornada colaboradores: 08h de trabalho c/ 02h de almoço

• No exemplo acima, o horário de maior fluxo seria abrangido por todos os colaboradores.
• Nota-se que os trabalhadores com baixa performance formam “equipes” de turnos com colaboradores de alta performance.
• Classificamos cada turno com um nome (T1 e T2), para seguirmos a próxima parte.

2º Escalando dias de trabalho

Observe as informações levantadas no passo 2 para montar a escala de dias de trabalho.

Voltamos a nossa padaria para montar a escala de dias de trabalho do mês, levando em consideração os seguintes dados:

• Dias de funcionamento: Todos os dias
• Sextas e sábados são os dias de maiores movimentos
• Colaboradores seguem escala 6x1
• Bruna estará de férias a partir do dia 1

• Na escala acima, podemos observar que todos os colaboradores tiveram sua folga obrigatória de domingo, sendo respeitado o fato dos colaboradores não trabalharem mais que 6 dias seguidos.
• Observa-se também que, manteve-se efetivo total para os dia de maiores movimentos.

Passo 5 - Revise a escala de trabalho

Embora pareça complicado, a escala de trabalho é simples e costuma se tornar uma tarefa rotineira. Por isso, é importante uma revisão, não deixando nada para trás.

Repasse um checklist com os seguintes pontos:

• Os dias e horários de maiores fluxos estão preenchidos?
• Foram programadas todas as folgas semanais?
• Os domingos obrigatórios aos colaboradores estão previstos?
• Os feriados municipais, estaduais e federais foram previstos?
• Datas comemorativas costumam alterar o fluxo da empresa, isso foi previsto?
• Foram previstos as férias e licenças programadas?
• Quantidade máxima de 6 dias trabalhados está sendo respeitada?
• A equipe está equilibrada quanto às características e competências?
• Os horários de descansos estão sendo respeitados?

Passo 6 - Coloque em prática

Ufa! Muitos detalhes né?

Agora é a hora de colocar a escala em prática, e lembre-se:

Sempre monitore e ajuste a escala de trabalho para eventuais mudanças que surgirem.