Como reduzir custo na empresa

“Reduzir custo = Aumento de lucro”

A maioria das empresas conhece a fórmula acima.

Entretanto, a dúvida chega na hora de escolher quais custos reduzir e quais medidas tomar para isso. É isso que vamos mostrar nesse artigo!

Ao final deste material você vai conhecer:

• quais os tipos de custos
• quais custos atacar primeiro
• exemplos práticos de redução de despesas
• download de planilha de plano de ação para reduzir custos

Vem comigo aumentar seu lucro!

O que são custos fixos?

Custos fixos são os gastos que a empresa têm independente da quantidade de vendas de produtos e/ou serviços.

Por exemplo, sua empresa pode ter R$ 100.000,00 ou R$ 0,00 de vendas, você terá os mesmos custos fixos para pagar.

Exemplos de custos fixos:

• Aluguel
• Energia elétrica
• Água
• Internet
• Telefone
• Contabilidade
• Folha de pagamento e encargos

O que são custos variáveis?

Custos variáveis são os gastos que oscilam conforme a quantidade de produtos e/ou serviços que foram vendidos durante o mês.

São exemplos comuns de custos variáveis:

• Horas extras
• Embalagens
• Sacolas
• Combustíveis
• Estadias

Há diferenças entre custos e despesas?

Sim, há diferenças.

Custos são gastos relacionados com o produto ou serviço que você vende. Por exemplo, os produtos para revenda, compra de matéria-prima, embalagens, etc.

Despesas são gastos que não são relacionados diretamente com o produto ou serviço vendido. Por exemplo, gastos com segurança, despesas administrativas, etc.

Neste artigo trataremos tudo como gastos que podem ser reduzidos, porque nosso objetivo é que você lucre mais, independente da terminologia.

Como identificar os custos da minha empresa?

Identificar custos é fácil, pois é só olhar para o pagamento dos boletos das despesas.

Porém, a questão é “como avaliar se minhas despesas estão altas ou não?”

Para identificar os custos da sua empresa é preciso do DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício).

Esse relatório apresentará os custos da sua empresa e você poderá fazer análises, tanto verticais como horizontais.

A análise vertical consiste em verificar quanto determinado custo representa sobre o faturamento.

Já a análise horizontal realiza uma comparação histórica com outros períodos. O que possibilita verificar se os gastos estão aumentando ou diminuindo.

Quais custos “atacar” primeiro?

Quando tratamos de custos desnecessários devemos reduzir todos.

A grande questão é o tamanho do impacto de cada custo e quanto tempo ele demora para aparecer.

Por exemplo, uma medida de conscientização de redução de energia elétrica vai te apresentar resultados no seu caixa a curto prazo, ou seja, já na próxima fatura.

Já um trabalho de redução de perdas de produtos pode demorar um pouco mais para você sentir no bolso.

Portanto, vou relembrar: TODA REDUÇÃO DE CUSTOS É IMPORTANTE. CONSIDERE TODAS COMO FORMAS DE AUMENTAR SEU LUCRO.

Para ajudar no entendimento, em cada grupo de custos terá uma matriz de tempo de resultado e impacto financeiro. Isso vai ajudar a direcionar as estratégias de quais custos "atacar" primeiro na sua empresa.

Reduzir custos com compras

Custos com compras de insumos ou produtos de revendas geralmente são os que mais representam na empresa. Por isso, ele merece uma atenção especial, pois uma redução representa muita grana.

Faça cotações de compras com, no mínimo, três fornecedores. Mantenha o critério de qualidade e escolha a opção mais vantajosa para o seu negócio.

Se você possui uma empresa de varejo, busque produtos que sejam mais baratos que os atuais. Para isso, procure outras marcas para compor seu mix.

Bonificações e verbas também são formas de reduzir custos. Muitos fornecedores não concedem descontos, porém, disponibilizam bonificações e verbas para seus clientes. Mas é óbvio que se você não pedir, provavelmente ele não vai oferecer.

Se você é do varejo, lembre-se: Você é a “prateleira” do seu fornecedor. Negocie verbas de introdução de novos produtos e espaços de vendas em sua empresa.

Outra boa opção é criar parcerias com seu fornecedor, no qual ele disponibiliza ou ajuda no pagamento de algum equipamento para a sua empresa. Por exemplo, um fornecedor de sorvete oferece um freezer de sua marca em comodato, evitando a compra do equipamento.

Reduzir custos de embalagens

Para reduzir o custo com embalagens você pode começar otimizando suas compras. Faça cotações com fornecedores para buscar um preço mais barato com qualidade equivalente.

Mas cuidado para não cair em ciladas. Por exemplo, se você tem um supermercado e aproveita uma oportunidade de comprar sacolas com 10% de redução de custo, mas a qualidade do produto é tão baixa que você tem que usar duas sacolas na maioria das suas entregas. Como diria o ditado, “o barato saiu caro”.

Outra forma de reduzir custos de embalagens é otimizar o uso junto com sua equipe, algumas ações são:

O uso exagerado de embalagens

Observe junto a equipe a utilização correta das embalagens. Por exemplo, no empacotamento de um mercado há casos que é necessário mais de uma sacola para reforçar um produto, porém, tem casos que não é preciso.

Oriente sua equipe sobre a importância do uso controlado de embalagens e demonstre quando é realmente necessário o uso de mais de uma unidade.

Embalagem não condizente com o produto

Vamos imaginar que você tem uma confeitaria. Dentre seus produtos você possui os seguintes produtos:

• Sonho Unidade - R$ 0,99
• Bombom Trufado Unidade - R$ 3,99

Cada produto tem embalagens específicas para uso. Naturalmente, a embalagem do Sonho custa menos que a embalagem do Bombom. Mas no dia a dia a equipe está utilizando a embalagem do Bombom para o Sonho. O prejuízo é certo, né?

Oriente sua equipe com treinamentos práticos sobre qual embalagem utilizar em cada tipo de produto. Se necessário, crie uma cartilha contendo os produtos e quais embalagens usar.

Limite as embalagens

O fácil acesso as embalagens muitas vezes contribuem com uso excessivo.

Com base em suas vendas, disponibilize aos seus colaboradores uma quantidade pré-determinada de embalagens.

Assim, eles terão que administrar o estoque de embalagens para que não falte.

Obviamente, se você tiver mais vendas no período, será necessário mais embalagens. Mas nesse caso, a venda justifica o gasto.

Reduzir custos com impostos

Simples nacional? Lucro real? Lucro presumido?

Muitas empresas pagam impostos não compatíveis com sua realidade por errar na opção de tributação. O primeiro passo é conversar com sua contabilidade para verificar se sua opção tributária é a melhor e mais rentável.

Caso você não seja microempresa, fique atento quando comprar produtos que são tributados, pois, se você comprar de um fornecedor que não gere crédito (por exemplo, alguns fornecedores do simples nacional) você terá um custo maior. Vou dar um exemplo:

Outro cuidado é estar antenado nas mudanças de tributação dos produtos. Isso vai evitar que você pague impostos errados e ainda tenha um problema com a fiscalização no futuro.

Reduzir custos com folha de pagamento

Quando falamos em redução de custos com folha de pagamento é normal pensarmos na demissão de colaboradores, porém, tem outras medidas que podem ser tratadas para reduzir esses custos.

Horas extras, por exemplo, é uma despesa bem “pesada” para a empresa e ela é gerenciável. Procure saber o real motivo dos colaboradores estarem trabalhando fora do horário estabelecido.

Muitas vezes as horas extras são realizadas porque a escala de trabalho não foi elaborada da forma correta. Você pode ter muitos colaboradores em horários que são “fracos” de movimentos, e poucos para os horários de “pico”.

Inclusive, temos um guia completo sobre escala de trabalho. Clique aqui para acessá-lo e saiba tudo como fazer escala de trabalho.

Algumas vezes também, o excesso de horas extras acontece porque realmente você não tem pessoal suficiente para o quadro. Neste caso, verifque se é mais barato contratar alguém do que pagar as horas extraordinárias. Com isso, você ainda pode ganhar na qualidade do seu atendimento.

Reduzir custos com energia elétrica

Certamente quando você era criança, sua mãe falava: “desligue essa TV quando sair!”

Na empresa, nós temos que fazer como nossas mães… educar nossos colaboradores.

Vamos alguns exemplos:

Você tem uma loja de roupas e têm 3 aparelhos de ar condicionado. Esses 3 equipamentos ficam ligados o dia todo, inclusive na hora do almoço (para manter o ambiente geladinho rsrs). Digamos que na sua região não faz um calor insuportável na parte da manhã, você pode estipular o uso do ar condicionado somente após as 14h. Você vai reduzir boa parte do valor de energia elétrica.

Você possui um mercado, no qual tem algumas geladeiras de refrigerados. Essas geladeiras são antigas e não possuem portas/vidros. Durante a noite ficam “trabalhando” para manter os produtos refrigerados e isso gasta muita energia. Você pode colocar uma lona plástica para “fechar” essa geladeira durante a noite, reduzindo seu consumo.

Seu estabelecimento tem muitas janelas, o que deixa a loja bem iluminada durante o dia. Mas as luzes são acesas as 07h da manhã e apagadas só no fechamento. Reduza o número de luzes acesas durante o dia, aproveitando a iluminação solar e reduzindo energia.

Você tem um escritório e mantém todos os computadores ligados durante a noite pela comodidade de, no outro dia, chegar e o computador estar pronto para utilização. Desligue o máximo de máquinas possíveis nesses períodos. Caso seus computadores demorem muito para ligar, que prejudiquem a produtividade dos colaboradores, estude trocar seus HD’s SATA por SSD, eles são muito mais rápidos.

Essas são algumas das dicas. Observe na empresa o que mais pode estar “roubando” energia".

Verifique equipamentos que podem consumir muita energia e analise se há necessidade da sua utilização em todo período de operação.

Às vezes, a substituição do equipamento é a solução, pois a redução do valor da fatura vai pagar o mesmo. Equipamentos novos costumam ser mais econômicos do que os antigos.

Reduzir custos com água

Conscientização no uso da água não é só uma necessidade para reduzir custos, mas também um dever com o meio ambiente.

Oriente sua equipe e espalhe avisos em refeitórios, banheiros, cozinhas sobre o uso consciente da água.

O investimento de um sistema de cisterna para guardar água da chuva e utilizar na limpeza do seu estabelecimento também é uma alternativa para redução de custos.’

Outra boa opção para reduzir esse custo é investir em um poço artesiano. Porém, antes de fazer esse investimento, verifique a legislação sobre qualquer tipo de restrição.

Reduzir custos com telefonia e internet

Negocie com seus provedores de planos telefônicos e internet preços mais acessíveis.

Pegue cotações de preços com outras operadoras, e utilize-as para barganhar preço com a operadora atual. Se ela não cobrir o preço e o plano for compatível com a sua necessidade, você pode migrar para o concorrente.

Dependendo da quantidade de uso de telefone no seu negócio, avalie trocar os planos “pós pago” por “pré pago”.

Faça também auditorias em ligações que seus colaboradores estão realizando. Verifique se estão utilizando apenas para o trabalho.

Verifique também a utilização da internet. Monitore se estão utilizando exclusivamente para o trabalho. Afinal, o tempo de seu colaborador é dinheiro, e ele não pode ser gasto vendo noticias do novo atacante do Corinthians. (rsrs)

Reduzir custos com veículos

Não controlar os veículos da empresa pode ser uma porta aberta para custos desnecessários.

Para reduzir esses custos, implante controle sobre o veículos. Uma boa dica é controlar as rotas que o colaborador faz.

Faça um controle com km inicial, km final, horário de saída e chegada. Isso trará segurança e comprometimento por parte do usuário do veículo.

Outra vantagem desse controle, é identificar de forma fácil quem eventualmente cometa infrações de trânsito, que resulte em multas. Sendo possível, cobrar essas pendências de quem o fez.

Outra parte de redução de custos com veículos, e aqui eu aproveito para falar sobre equipamentos em geral, é a manutenção preventiva.

Manter os veículos e equipamentos revisados, troca de óleo em dia, peças engraxadas, pastilhas de freios em dia, enfim, isso basicamente é um custo que evita outro maior. Vou te dar um exemplo simples:

Tenho uma indústria de pães e possuo um veículo para entregá-los. Já estava na hora de trocar as pastilhas de freio mas eu fui postergando. Um dia ouvi um barulho estranho e senti dificuldade para brecar o veículo. Fui direto para a oficina, o mecânico me passou o orçamento:

• Pastilhas: R$ 100
• Disco de freio: R$ 150

O mecânico falou que se eu tivesse trocado as pastilhas de freio no momento certo, teria evitado o custo do disco de freio. Ou seja, nessa brincadeira gastei 150% a mais do que eu gastaria mantendo a manutenção preventiva.

Então, se você quer reduzir custos na sua empresa, grave essa palavra: MANUTENÇÃO PREVENTIVA.

Reduzir custos com contratos

Antes de reduzir custos com contratos você tem que avaliar se aquele contrato é necessário ou vantajoso para a sua empresa.

Contabilidade e aluguel são exemplos de contratos necessários. Neles você pode tentar negociar uma redução de custos (o que é um tanto difícil).

Outros tipos de serviços contratados andam em uma linha tênue entre custo e investimento. Fica a seu cargo avaliar o que eles estão resultando a você.

Por exemplo, um serviço de consultoria geralmente tem um intuito, que é gerar resultado. Vale a pena medir esses resultados, verificar se está cumprindo seu objetivo. Ou seja, fazer a análise do ROI (Retorno de Investimento).

Avalie negociar contratos menores com prestadores de serviços. Por exemplo, você tem um sistema de controle ponto que possui um serviço de consultoria de 4 horas mensais sobre RH, porém, você não vê mais necessidade do serviço de consultoria. Você pode entrar em contato com a empresa do ponto e solicitar renegociação para utilizar apenas o sistema e assim reduzir a mensalidade.

Reduzir custos com perdas de produtos

As perdas, também chamadas de quebras operacionais, são um dos principais custos de alguns segmentos, principalmente no ramo da alimentação.

No caso de supermercados, por exemplo, chegam a representar em média 2% sobre o faturamento. Isso significa que, um supermercado que vende R$ 1 milhão por mês, pode perder cerca de R$ 20 mil todos os meses (às vezes pode ser muito mais).

Para controlar as perdas, primeiro você terá que enxergá-las. Para isso você precisa fazer inventários. Você pode fazer uma contagem geral, ou seja, contar todo o estoque de uma vez só, ou fazer o inventário rotativo, no qual você divide o seu estoque em categorias e conta periodicamente.

Após identificar os produtos que estão sendo perdidos, verifique o motivo da perda!

Alguns produtos são perdidos por que são furtados, outros porque estragam, entre outros motivos. Identifique o motivo das perdas dos produtos e tome ações preventivas.

Por exemplo, você identificou que um determinado item está sendo furtado, busque alternativas como, armazená-lo em local fechado e liberá-lo apenas quando for vendido.

Ou se a perda está acontecendo por falta de qualidade, verifique a possibilidade de comprar o produto de outro fornecedor que ofereça maior qualidade.

Abaixo segue uma lista de ações para prevenção de perdas:

• Segurança na loja
• Monitoramento por câmera
• Validações nos recebimentos
• Fiscalização nas vendas
• Remuneração de metas sobre redução de perdas
• Troca de produtos danificados

Reduzir custos financeiros

O primeiro passo para reduzir custos financeiros é não ter custos financeiros desnecessários. Evitar ao máximo entrar em limites bancários ou pagar juros a fornecedores.

Um boa gestão financeira dos resultados e do fluxo de caixa o ajudarão a evitar esses custos.

Agora, se você já está endividado, procure alternativas para baixar a taxa de juros e renegociações com as instituições bancárias. Fique atento a linhas de créditos com juros baixos que são disponibilizados para não perder uma oportunidade de reduzir seus custos atuais.

Uma boa dica, é cotar taxas de outras instituições financeiras e usá-las para barganhar uma redução de taxas.

Essas medidas são corretivas, ou seja, é “enxugar o gelo”. A melhor medida é organizar o financeiro, deixar a empresa com uma operação sustentável. Assim você vai sair desses custos ingratos.

Tem outros custos financeiros que são recorrentes e fazem parte da operação, por exemplo, as taxas administrativas de cartões de créditos. Essas taxas são cobradas sobre suas vendas. Uma boa estratégia para negociá-las é pegar cotações de outras bandeiras e barganhar uma redução de taxa da operadora atual.

Procure se informar quanto as outras empresas de seu ramo estão pagando de taxas de cartões. Geralmente, quanto mais vendas você efetua em cartões, maior será a redução de taxas administrativas.

Outros tipos de custos financeiros que você consegue negociar são:

• Taxas de manutenção de conta
• Aluguéis de máquinas de cartão

Reduzir custos com marketing e publicidade

É um dos custos mais sensíveis e deve ser estudado muito bem antes de ser reduzido. Por quê?

Porque são custos que tem a função de informar e trazer o seu consumidor até sua empresa.

Para reduzir esse custo, faça uma análise das estratégias de publicidade que você está utilizando.

Vamos imaginar que você utiliza na sua empresa as seguintes estratégias:

• Redes sociais: R$ 500
• Outdoor’s: R$ 1.000
• Rádio: R$ 600

Você fez uma pesquisa com seus clientes, e descobriu que 60% deles estavam vindo por causa da rede social, 20% da rádio e 20% por meio do boca a boca. Nenhum dos clientes citou o outdoor.

Isso gera uma segurança que, se parar de utilizar o outdoor, não terá problemas com queda nas vendas.