Contas a pagar e receber: tudo que você precisa saber

É hora de aprender a fundo sobre essa parte fundamental do financeiro de todas as empresas. Não faz diferença se você trabalha em um supermercado ou em um salão de beleza, essa gestão financeira é essencial para sua empresa!

Então senta direito, arruma a postura, pega um cafezinho e vem comigo!

O que é contas a pagar?

Resumindo de forma direta as contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa assume com seus parceiros, como exemplo, fornecedores e salários. Mas também podem incluir impostos ou outras obrigações fiscais.

Quais movimentações entram no contas a pagar

Despesas

Aqui podemos considerar aquelas contas não atreladas ao produto vendido como fatura de água, energia elétrica, salários, impostos, itens de consumo interno, entre outros.

Compras

Basicamente são as compras de insumo e/ou produtos para revenda.

Compra de ativos

Aqui entram as compras de bens que serão utilizados na empresa, como exemplo de veículos, imóveis, equipamentos de produção, entre outros.

O que é contas a receber?

São todas as entradas que a sua empresa tem previstas. Ou seja, todas as vendas que não foram pagas em dinheiro (pois essas entram direto no caixa da empresa).

Lembre-se que para uma empresa ser considerada saudável ela deve ter as contas a receber maiores do que as contas a pagar.

Quais movimentações entram no contas a receber

Venda

O nome já diz tudo. Todas as movimentações relacionadas a venda entram no contas a receber. Por exemplo, você fez uma venda onde o cliente escolheu pagar no cartão, essa operação você não receberá na hora e sim depois, na data prevista em que a operadora de cartão irá depositar na sua conta.

Vendas de bens

A venda de um ativo da empresa também gera um “conta a receber”, por exemplo, a venda de um carro que era utilizado para operação da empresa

Rendimentos bancários

Os juros obtidos dos investimentos feitos pela empresa também fazem parte desta conta. Tome cuidado com esse “conta a receber”, pois ele não é tão óbvio, exige um controle interno para controlá-lo. Mas enfim, vamos falar disso ao decorrer do artigo.

Pedido de compra, nota fiscal e duplicata

Essas três ferramentas fazem parte da entrada de uma mercadoria para revenda ou insumo para produção.

O pedido de compra é a formalização da sua requisição de produtos com o seu fornecedor. Aliás, não tem como só dar um “grito” para o seu fornecedor e falar: “Me traz aquele produto!”. Aí entra o pedido de compra, ele pode ser um documento impresso ou enviado pelo e-mail e a sua função é firmar um compromisso para o vendedor entregar o que prometeu.

Ao concretizar a compra, é emitido uma fatura e/ou documento fiscal sobre aqueles produtos. A fatura é o documento que detalha informações e custos dos produtos e a nota fiscal tem a função legal, onde detalha a tributação da operação. Em muitos casos é utilizado a nota fiscal como fatura, pois nela constam as informações de produtos e custos também, mas nada impede a utilização dos documentos juntos.

O boleto (ou duplicata) nada mais é do que o documento de pagamento do valor da fatura ou nota fiscal. Lembrando que uma compra pode ser parcelada, assim gerando mais que um boleto para aquela transação. Em alguns casos, a fatura já consta o documento de pagamento junto, como exemplo, as faturas de energia elétrica, você utiliza o mesmo documento da fatura para realizar o pagamento.

Cheques, letra e promissória

Basicamente a diferença entre eles é que cheques e letras de câmbio são ordens de pagamento, ou seja, você emite esse documento e ele já vale como dinheiro, enquanto as notas promissórias, como o próprio nome já diz, são promessas de pagamento.

O cheque precisa ser necessariamente uma ordem de pagamento à vista (na teoria pelo menos seria…). Na prática, isso significa que, se eu emitir um cheque para você hoje, você pode ir ao banco hoje mesmo e depositá-lo na sua conta e o dinheiro já será creditado (claro, se o cheque tiver fundo).

A letra de câmbio pode ter um prazo para ser compensada, ou seja, posso emitir hoje para uma data futura. Diferente do cheque, a letra de câmbio não precisa de uma instituição financeira para fazer o “meio de campo”, ela pode ser feito entre duas partes, o emitente e o beneficiário.

A nota promissória é a formalização do “fio do bigode”, ou seja, eu emito uma promissória a você falando que vou te pagar determinado valor em uma determinada data. Nessa data você poderá me cobrar com esse documento. E ainda, se eu te der o calote, você pode procurar medidas legais para resolver essa pendência. Mas vai por mim, evite esse meio de pagamento...

Cheques a vista, pré e devolvido

Se você leu o tópico anterior deve estar confuso pensando: “ué, se cheque é uma ordem de pagamento a vista, mas o famoso cheque pré, como que fica?”

O cheque pré-datado (bom para) é uma “prática” comum que foi criada para utilizar o cheque como um meio de pagamento a prazo.

Independente de ser à vista ou pré-datado, pela instituição financeira (banco), todos são considerados ordens de pagamento à vista. Isso quer dizer que, se eu emitir um cheque pré para daqui a 30 dias, entregá-lo a você e você depositar hoje mesmo na sua conta, o banco irá compensar esse valor da conta do emissor do cheque hoje mesmo.

No caso dos cheques pré-datados não existe uma garantia de que o beneficiário não irá apresentá-lo antes da data acordada, porém nesses casos o emitente pode reclamar na Justiça se entender que um acordo foi descumprido.

Então você pergunta: “mas se o emissor não tem aquele montante do cheque no dia que ele é depositado, como que fica?”

Aí que entra o cheque devolvido. O banco viu que você tentou compensar o cheque e a conta do emissor não tinha fundo suficiente para compensar aquele valor. O banco então devolve o cheque para quem tentou depositá-lo.

E aí?? O que fazer quando o cheque é devolvido? Bom, nesse caso você vai precisar primeiro cobrar o cliente que emitiu esse cheque para tentar resgatar o valor. Se isso não funcionar, você pode protestar o cheque no cartório ou vender esse cheque para uma administradora de cobranças.

Contrato, boleto emitido, DDA e carnê de pagamento

Agora na perspectiva de contas a receber é interessante pontuar algumas modalidades:

Contrato

Nada mais é do que o documento que registra, normalmente, os serviços prestados pela sua empresa. Outras informações como partes envolvidas, tempo de contrato, valor e condições de pagamento também são incluídas nesse documento. O contrato é uma segurança legal para firmar o acordo entre o prestador e o contratante.

Boletos bancários emitidos

Outra alternativa é emitir boletos bancários para as vendas. Além de gerar menos custos operacionais, traz maior segurança para o consumidor.

DDA (Documento de Débito Automático)

DDA é uma forma de cobrança sem a emissão do boleto em papel e funciona através de instituições financeiras. Ele funciona da seguinte forma: A parte que está cobrando envia diretamente a pendência para a parte devedora. O devedor já terá na sua conta bancária a cobrança dessa pendência. Ela só precisa confirmar para ser pago.

Carnê de pagamento

É um aglomerado de boletos de pagamentos com todas as parcelas já emitidas. Mesmo com a ascensão dos cartões de crédito, ainda existem as empresas que utilizam os carnês para as vendas. O carnê geralmente é utilizado para cobrança de convênios de clientes.

Organização dos boletos e duplicatas

Para começarmos os pagamentos com o pé direito é preciso organizar a casa e facilitar esse processo.

É muito importante que seja feito uma separação de todos os boletos a pagar por data de vencimento, assim você terá uma visão mais clara do que e quando pagar cada um deles.

Não esqueça também de fazer a conferência desses boletos, ou seja, se forem produtos, confronte com a nota fiscal referente a essa compra e se forem serviços verifique se eles realmente foram contratados. Afinal, eu tenho certeza que você não quer pagar um boleto que alguém mal-intencionado deixou na sua mesa.

Outro ponto de extrema importância é a conferência entre o relatório de pagamentos com os boletos físicos. E por que isso é imprescindível? Imagine que você dá entrada em um produto no sistema, porém ele veio sem boleto. O valor dessa compra vai aparecer no relatório, mas como não existe um boleto atrelado, o pagamento não será feito (e claro, ficará pendente e cobrando juros pelo atraso). Percebeu a importância?

Muitas empresas utilizam o Débito Direto Autorizado (DDA) como forma de pagamento dos boletos por ser, de certa forma, mais prático. Porém, tenha cuidado com essa ferramenta, pois vários fornecedores enviam tanto o boleto físico quanto o DDA. Então sempre realize a conferência para não acabar pagando os boletos em duplicidade.

Relatório de pendências a pagar

Falamos acima da importância da organização do contas a pagar e o relatório de pendências a pagar é parte essencial desse processo.

No início do dia, tire o relatório de todas as pendências que estão vencendo naquele dia para organizar o seu contas a pagar. Para isso é importante você ter um sistema de gestão ou uma planilha alimentada da forma correta, com os dados da pendência, número do documento, data de vencimento, etc.

Fora os compromissos do dia em questão, é importante ter uma rotina de emitir o relatório das pendências a pagar atrasadas, para programação do pagamento ou simplesmente para uma verificação se nada ficou para trás.

Pagamentos de boletos via banco

Para fazer os pagamentos dos boletos no banco existem várias formas, mas aqui vamos falar de duas: digitação e DDA.

• A digitação de boletos consiste em pegar o boleto enviado pelo fornecedor e digitar o código de barras no site ou aplicativo do banco diretamente. É um trabalho puramente manual, mas funcional.
• Já com o DDA o processo é mais simples. O credor envia a cobrança com o valor e data de pagamento que vai ser acessada diretamente pela conta do devedor. O devedor validará e aceitará as pendências em sua conferência do DDA.

Pagamentos utilizando o caixa

Outra forma de fazer os pagamentos é utilizando recursos do fluxo de caixa da sua empresa. Por exemplo:

• Pagamento com dinheiro: é a forma mais comum de pagamentos utilizando os recursos com disponibilidade imediata. Mas lembre-se que utilizando essa forma de pagamento, você pode ficar mais vulnerável a despesas inesperadas como furtos na movimentação desse dinheiro e dificuldade de rastreamento.
• Pagamento com cheque: é bem menos comum nos dias de hoje e só vai ser vantajoso para sua empresa em casos bem específicos, como condições especiais para pagamento em cheque. Isso falando somente de cheques emitidos pela própria empresa, já utilizar cheques de terceiros para pagamento de despesas é uma forma bem eficiente de movimentar os cheques e diminuir o risco de “calote”.

Cuidado na hora de aceitar cheques pré-datados como forma de pagamento! Pois, o cheque foi originalmente pensado para ser uma forma de pagamento à vista, e ao aceitar um cheque pré-datado você assume duas condições que não são vantajosas para o seu negócio: venda a prazo sem juros e possibilidade de inadimplência.

Paguei em duplicidade: E agora?

Calma, isso é bem mais comum do que você imagina. O ideal a se fazer quando isso ocorre é entrar em contato com o fornecedor que recebeu em duplicidade e explicar a situação para reaver o valor pago a mais.

Essa devolução pode ser tanto em dinheiro/transferência quanto em crédito para compras futuras, depende apenas do acordo entre as partes.

Renegociações

Imagine que a sua empresa não conseguiu cumprir as obrigações financeiras com algum fornecedor ou algum empréstimo feito com o banco. E agora? Aí que entra a renegociação.

Antes de sentar com o banco ou seu fornecedor para renegociar sua dívida, levante a sua atual condição financeira. Afinal, de que adianta você aceitar uma nova proposta que não conseguirá pagar? Tenha todos os números na mão!

Não esqueça que seu fornecedor é parte imprescindível para o sucesso do seu negócio, então não deixe de renegociar o mais rápido possível quando essa situação ocorrer.

Você pode tentar negociar mais prazos para pagamento, reduzir os juros cobrados por atraso e algumas multas.

Já no processo sistêmico dessa renegociação cuide para que não duplique as informações. Por exemplo, você lança as parcelas de renegociação na sua planilha de contas a pagar mas não baixa a parcela que foi renegociada. Ou seja, você ficou com uma pendência inexistente em aberto. Isso confundirá as análises financeiras.

Adiantamento a fornecedores

O adiantamento a fornecedor é um recurso utilizado quando eu tenho que pagar uma pendência e não tenho o documento de cobrança no momento.

Vamos imaginar uma situação:

Por algum motivo você entra em acordo com o seu fornecedor, que você irá pagar adiantado as compras dos 3 meses posteriores. Assim, você deposita o valor total para ele, mas ainda não tem um boleto para justificar esse valor. Então você lança um adiantamento a fornecedor. Essa pendência será baixada quando chegar a mercadoria que você adquiriu.

Organizando o contas a receber

Muita atenção na hora de tratar as contas a receber, principalmente quando tratamos de convênios e/ou crediários. Para evitar calotes sempre mantenha um cadastro atualizado do seu conveniado e sempre fique de olho nos prazos praticados com esses clientes, evitando prazos maiores que os de compra com o fornecedor.

Ter uma pessoa responsável para fazer as cobranças desses conveniados caso haja atraso também é imprescindível.

Outro ponto importante é se atentar às taxas de cartões de crédito e débito da sua empresa. Vamos imaginar, por exemplo, que você contratou uma operador de cartão de crédito que ofereceu 3% como taxa.

Você faz as vendas do seu estabelecimento no total de R$ 10.000,00 e conta com esse dinheiro no mês seguinte para pagamento de fornecedores e salário. Porém, esqueceu de considerar a taxa acordada com a operadora, recebendo somente R$ 9.700 do banco. Ou seja, você teve um “furo” no seu planejamento que pode afetar seu fluxo de caixa no futuro.

Recebimentos de cartões

Falando mais sobre os cartões, podemos separar em três frentes que participam da operação de venda: você, a operadora do cartão e o banco.

O fluxo do processo é bem simples, mas requer bastante atenção, principalmente com as taxas conforme falamos antes. Então sempre, ao conferir na sua conta, se o valor recebido referente às vendas de cartão batem com as esperadas.

Caso os valores não sejam os esperados, entre em contato com a operadora de cartão e confira no extrato das vendas qual a taxa utilizada para desconto.

Recebimento de cheques

Apesar de ser incomum hoje em dia o pagamento de produtos utilizando cheque, ainda sim é importante tomar alguns cuidados para não ser prejudicado por conta de detalhes.

Por exemplo, preste muita atenção no preenchimento do cheque na hora do pagamento, afinal pequenas rasuras podem impossibilitar o recebimento ou gerar obrigações.

E o mais importante: não esqueça de anotar o contato do titular no verso do cheque! Isso é relevante caso o cheque não seja compensado por falta de fundos, ficando mais fácil de cobrar depois.

Análise para concessão de crédito a clientes

O objetivo de fazer uma análise de crédito para seus clientes é definir qual a probabilidade daquela pessoa não pague os débitos que ela pretende assumir.

Geralmente o setor financeiro é o responsável por fazer essa análise para conceder o crédito aos clientes. Porém, em empresas menores é necessário a atenção do próprio dono ou alguém de confiança.

Para fazer esse levantamento é ideal utilizar uma ferramenta de apoio para consulta de scores e se há dívidas passadas com algum problema. Além disso, dados básicos também são necessários, como média salarial por exemplo.

Outro ponto interessante de considerar são os 5 Cs do crédito. Que significam:

• Caráter: significa avaliar o histórico de crédito do seu cliente.
• Condições: referente à condição financeira atual do cliente e também qual será a finalidade da compra.
• Capacidade: Avaliar se há outras obrigações contratadas e qual a situação atual delas e entender se há capacidade de adquirir novos créditos.
• Caixa: Não se aplica tanto à clientes pessoa física, pois é referente à perspectiva da geração de fluxo de caixa das empresas.
• Colateral: Relacionado à garantia em contrapartida ao crédito adquirido (bens em sua maioria), não sendo muito aplicável ao varejo. Porém, em alguns casos para pessoas físicas é possível utilizar um avalista como garantia.

Rotina de cobrança

É bem importante que a cobrança dos conveniados seja feita periodicamente. Ou seja, ter um controle diário ou semanal das dívidas ativas dos clientes.

Dessa forma fica bem mais “simples” de controlar quem está devendo e qual o valor, além de minimizar os riscos de inadimplência na sua empresa.

Tenha o controle dessas cobranças, para evitar cobranças indevidas ou esquecer de cobrar alguma dívida. Para fazer isso você pode colocar ocorrências nas pendências, informando quando foi ligado e qual foi a resposta do cliente.

Caso efetue a cobrança e não tenha retorno, o último recurso é o protesto deste cliente inadimplente.

Fluxo de caixa

Como você já deve saber o processo de contas a pagar e receber fazem parte do fluxo de caixa. Ou seja, é muito importante que você tenha dinheiro em caixa para cumprir com suas obrigações no dia em que elas vencem.

Conciliação bancária

Basicamente a conciliação bancária é o confronto de informações entre o extrato do banco com os saldos de caixa da sua empresa, é o famoso “cara-crachá”. A partir desta informação e dos extratos é possível identificar todas as entradas e saídas do caixa da empresa.

Esse processo serve como validação de todo o processo financeiro, além de funcionar como prevenção de fraudes uma vez que é possível visualizar toda a movimentação financeira da empresa.

“Bem legal…. Mas como eu faço?” Talvez essa pergunta tenha passado pela sua cabeça enquanto lia sobre conciliação. E na verdade é muito simples, vou te explicar.

Você vai precisar de duas fontes de informações: o extrato do banco utilizado pela sua empresa e o relatório do sistema com as entradas e saídas financeiras.

O objetivo final da conciliação bancária é controlar as movimentações de caixa, prevenir fraudes e identificar problemas no seu caixa rapidamente.