Controle financeiro empresarial

É claro que você já sabe: o controle financeiro é parte essencial para a saúde de uma empresa, independente do tamanho.

Mas, o ponto central é que geralmente muitos erros são cometidos pelas empresas (principalmente as pequenas e médias), atrapalhando esse controle efetivo.

Vou falar mais a fundo sobre todos esses pontos ao longo do artigo, então vamos lá!

Qual a importância de um controle financeiro empresarial?

A saúde financeira de uma empresa é a base para que ela cresça de forma sustentável, e mais do que isso, sobrevivam. Não controlar as finanças significa ficar refém de decisões financeiras baseadas em “achismo” ou feeling, e sinceramente esse não parece um caminho sensato na hora de conduzir sua empresa!

Portanto, diagnosticar e principalmente planejar as finanças do seu negócio são imprescindíveis para o sucesso dele. Então faça uma análise de todos os números do seu setor financeiro e faça o motor funcionar corretamente.

O que faz parte do controle financeiro empresarial?

Existem vários processos necessários para controlar as finanças de uma empresa. Podemos citar algumas como:

• Controle do fluxo de caixa
• Controle dos bancos
• Controle de contas a receber
• Controle de contas a pagar

Como você pode ter notado, todas essas ferramentas são processos diários. Isso quer dizer que não adianta fazer esse controle uma vez por semana ou uma vez por mês! Precisa se tornar um hábito diário, e somente dessa forma o negócio vai sair do lugar.

Preciso de um sistema para controlar o financeiro da minha empresa?

Não! Você só precisa de organização e se possível uma planilha para te auxiliar e facilitar o trabalho.

É claro que com um sistema tudo fica mais simples e eficiente. Ele serve para tomar a posição de fazer o trabalho duro de compilar os dados financeiros da sua empresa, liberando as pessoas que antes faziam esse trabalho para outras funções mais estratégicas.

Mas, se hoje a sua empresa está com problemas financeiros e não tem recursos para investir em um software especializado, utilize de planilhas para visualizar melhor todos os valores observados na sua operação.

Como a tecnologia ajuda o controle financeiro?

Atualmente o mercado de softwares financeiros já está bem evoluído. Isso quer dizer que, é cada vez mais comum, soluções simples e intuitivas para o usuário utilizar essas ferramentas.

O manuseio dessas informações dentro de uma plataforma digital especializada pode facilitar a visualização dos dados, além de fornecer um ótimo embasamento para rápidas tomadas de decisão.

Muitas vezes, a tecnologia otimiza o tempo de um colaborador que teria que fazer um trabalho muito manual, por exemplo, uma conferência valor por valor do que foi recebido em cartão, fazendo de forma automática. Assim, interligando sistemas como conta bancária, portal de operadoras de cartões e sistema de gestão. Isso contribui com mais tempo para o profissional do financeiro se dedicar a funções mais estratégicas de gerenciamento.

O que fazer antes do controle financeiro empresarial?

Antes de começar o seu controle financeiro, você pode fazer um exercício para facilitar. Identifique todos os meios de entrada e saída de dinheiro.

Por exemplo, uma mercearia poderia ter as seguintes entradas de dinheiro:

• pelo caixa (ponto de venda)
• pelo administrativo
• pelo banco (via transferências)

E as formas de saídas de dinheiro:

• pagamentos em dinheiro
• pagamentos de boletos via banco
• pagamentos via transferências
• pagamentos via cheque.

Após identificar esses pontos, você vai fazer o controle de modo que abranja todas essas “portas” de entrada e saída de dinheiro. Assim, você “fechará” o seu financeiro.

1º Passo: Controle o seu caixa!

A melhor forma de começar a controlar o financeiro da sua empresa é pelo fluxo de caixa. E a pergunta surge: como fazer isso?

Comece do básico, controlando (acompanhar + registrar) todas as entradas e saídas do seu caixa. Com isso feito, você vai poder identificar o padrão das suas movimentações, constatar a saúde financeira do seu fluxo.

Na prática, você vai:

Contar todo o valor que está no seu caixa;

Alimentar esse valor em um caderno, planilha ou sistema que gerencie o caixa;

E a partir de agora, você vai registrar todas as movimentações do seu caixa, seja de saída ou de entrada;

No final do dia, confira o valor do saldo no controle financeiro com o que realmente tem no físico. Se bater, beleza, tudo deu certo. Se não bater, você precisa lançar essa quebra ou sobra no seu caixa e ajustar o saldo;

No outro dia, começa todo o processo novamente.

2º Passo: Suas movimentações precisam ser categorizadas!

Beleza, o primeiro passo já demos: controlamos as entradas e saídas financeiras da nossa empresa. Mas falta classificarmos em algumas categorias…

Categorizar nada mais é que colocar cada um dos gastos ou das receitas dentro de um grupo. Por exemplo, no pagamento de um colaborador, eu lanço essa despesa e coloco ela na categoria “Salários”.

A classificação é importante para você saber diferenciar onde estão os maiores custos ou onde estão as oportunidades para melhoras as receitas, por exemplo.

Os custos, por exemplo, podem ser classificados em dois tipos: fixos e variáveis. Você com certeza já ouviu falar desses custos, mas de forma resumida os custos fixos são não dependem do volume de vendas da sua empresa. Ou seja, aluguel, folha de pagamento, etc.

Já os custos variáveis são aqueles que relacionados à produção e/ou venda dos produtos, oscilando junto com esses fatores. Por exemplo, custos com matéria-prima ou mercadoria para revenda, impostos sobre vendas, comissões e taxas.

E claro que não são só os custos que precisam ser classificados, afinal as receitas também fazem parte desse processo. Então não esqueça de categorizar as entradas, e isso pode ser feito de várias formas, como pagamentos à prazo ou à vista, por exemplo.

Se você não sabe, por onde começar, categorize da seguinte forma:

Recebimentos

• À vista
• Cartão de crédito
• Cartão de débito
• Convênios
• Cheques
• Outros recebimentos

Gastos fixos

• Pró-labore
• Salários
• Encargos sobre salários
• Outras despesas com colaboradores
• Energia elétrica
• Água e esgoto
• Telefonia e internet
• Aluguéis e condomínios
• Combustíveis
• Despesas com informática
• Contabilidade
• Serviços prestados por terceiros
• Propaganda e publicidade
• Outros gastos fixos

Gastos variáveis

• Compra de matéria-prima
• Compra de mercadoria para revenda
• Comissões a colaboradores
• Impostos sobre vendas
• Outros gastos variáveis

3º Passo: Cronograma é essencial!

Com os dois passos anteriores você controlou o que está acontecendo no financeiro da sua empresa. Agora chegou a vez de organizar o futuro do seu financeiro. Organize uma planilha do contas a pagar e a receber da sua empresa.

Nesse controle, você vai registrar o gasto ou o recebimento no momento da sua efetivação e não da sua movimentação de caixa. Por exemplo, comprei uma mercadoria para revender hoje, mas só vou pagar daqui a 30 dias. Vou alimentar as informações da seguinte forma:

Data: 01/11/2020

Descrição: Compra de mercadoria

Data de vencimento: 30/11/2020

O mais importante nesse processo é a possibilidade de provisionar o seu caixa, ou seja, ver o que você vai pagar em determinada data, evitando surpresas desagradáveis ao longo do mês. E claro, após um controle mensal bem feito sabendo exatamente o que precisa pagar e receber, você pode passar a fazer projeções a longo prazo.

4º Passo: Valide o processo!

O processo financeiro costuma passar pela mão de várias pessoas. Por exemplo:

1º o comprador realiza a compra;

2º o administrativo lança a nota de compra;

3º o administrativo lança o boleto a pagar;

4º o financeiro confere e paga o boleto.

Por isso é importante uma validação de todo esse processo, para garantir que todos os passos foram executados corretamente. Um exemplo disso seria a autorização de pagamento ser realizada apenas com uma conferência em todas as partes do processo, ou seja, para autorizar um pagamento é necessária uma conferência entre:

• pedido de compra;
• nota fiscal;
• boleto.

Outro procedimento que garante a efetividade do processo é a conciliação bancária. Ou seja, você validará se aquilo que está acontecendo na conta bancária realmente aconteceu no seu processo financeiro. É um cara crachá do seu financeiro de modo a garantir que ninguém está tentando burlar os procedimentos corretos.

5º Passo: Monitore os resultados finaneiros!

Depois de implantar todo esse processo (que vai te ajudar MUITO no controle financeiro), é hora de monitorar o desempenho da sua saúde financeira.

Essa etapa é a parte estratégica do financeiro, onde você vai aproveitar todos os controles que você realizou para analisar calculadamente cada passo para o futuro.

Para isso você vai utilizar relatórios como:

• DRE

O DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) vai te mostrar o lucro do seu negócio em um determinado período, e você pode realizar análises para ver se teus gastos estão no ideal conforme seu faturamento e também verificar se eles estão aumentando ou diminuindo mês a mês.

• Balanço financeiro

O balanço financeiro é o relatório ideal para validar o crescimento da sua empresa. Com ele você saberá se o seu negócio está crescendo em caixas ou bancos, ou em outros ativos como estoque, imóveis ou em contas a receber.

• Relatórios de fluxo de caixa

O relatório de fluxo de caixa te mostra o quanto você tem a pagar e/ou a receber em determinada data. Com ele você tomará as melhores decisões de programações de vencimentos de despesas futuras.

• Planejamento financeiro empresarial

Após ter todas as informações corretas do seu financeiro fica fácil planejar o futuro. O planejamento financeiro empresarial vai direcionar as metas para o futuro do seu negócio.