Recrutamento e Seleção

Pode não parecer, mas o processo de recrutamento e seleção é parte crucial para um bom desempenho do seu negócio.

Neste artigo vamos te mostrar como fazê-lo da forma correta e colher bons resultados! E não importa o tamanho da sua empresa, nossas dicas irão cair para você como uma luva!

Aprenda de forma prática e dinâmica O PASSO A PASSO DE COMO FAZER um bom processo de recrutamento e seleção para a sua empresa!

Bora lá?

Qual a diferença entre recrutamento e seleção?

A diferença está na função de cada um, o Recrutamento é a missão de captar o maior número de candidatos com características, habilidades e conhecimentos que são esperados pela sua empresa.

Uma vez que essas pessoas foram recrutadas, o processo de Seleção entra na jogada. Nada mais é do que selecionar dentre essa amostragem quais são os melhores candidatos para as vagas disponíveis.

O processo de alistamento militar é uma boa analogia desse processo. O exército convoca os jovens que completaram 18 anos (recrutamento) e depois escolhem quais devem servir às forças armadas (seleção).

Qual a importância do recrutamento e seleção para as empresas?

Um bom processo de recrutamento e seleção é crucial para que a sua empresa traga novos talentos que irão gerar bons resultados ao mesmo tempo em que não desperdiça recursos importantes com contratações mal feitas.

Se você não utilizar práticas e ferramentas efetivas nesse processo, está correndo grandes riscos de contratar um candidato que não se adequa aos requisitos que a empresa espera dele, desperdiçando recursos, tempo com treinamentos, etc.

Além dos recursos diretos perdidos com os colaboradores (treinamentos, salários), existe o desperdício do bem mais precioso de todos: TEMPO.

Vamos imaginar o seguinte cenário… Nós temos um supermercado onde contratamos um comprador há um ano atrás, e hoje acabamos demitindo ele por não apresentar os resultados esperados. Se nesse ano que passou tivéssemos contratado um comprador mais alinhado com a empresa, o resultado de negociações com fornecedores poderiam ter rendido R$ 200 mil a mais, além de ter estruturado processos que iriam melhorar a empresa em geral, entre outras coisas.

Bem, você viu nesse exemplo que fica até difícil de mensurar o custo de uma contratação errada. Por isso, leia esse artigo até o final e não perca dinheiro.

Quem é responsável pela contratação?

O processo de contratação é de responsabilidade do departamento de Recursos Humanos (RH).

Recrutamento e seleção em empresas de pequeno e médio porte?

Sabemos que não são todas as empresas que conseguem ter um departamento exclusivo destinado ao RH. E isso é muito comum! Então, em negócios de pequeno e médio porte o processo de Recrutamento e Seleção é feito pelo proprietário, por um colaborador de confiança ou, em alguns casos, por empresas terceiras especializadas no assunto.

É sempre importante relembrar que, independente do tamanho da sua empresa ou se nela há um departamento exclusivo para isso, você pode fazer ótimas contratações seguindo as metodologias certas!

Analisar a cultura da empresa

É muito importante que, ao recrutar e principalmente selecionar seus candidatos, você tenha sempre em mente qual a cultura da sua empresa. Dessa forma, você irá agregar ainda mais valor ao seu quadro de colaboradores ao mesmo tempo que consegue engajar o novo funcionário.

Para isso, é importante estar definido a missão, visão e valores do seu negócio. Por exemplo, temos uma padaria que tem como:

• Missão: Qualidade de produtos e atendimento, sempre!
• Visão: Ser a melhor padaria da cidade em qualidade de produtos e atendimento.
• Valores: Qualidade, honestidade, simpatia, entrega, cuidado e limpeza.

Bem, com essas informações da cultura da sua empresa definida fica muito mais fácil achar a pessoa certa para trabalhar na sua empresa. No nosso exemplo, o perfil desejado para trabalhar no atendimento da nossa padaria, seria uma pessoa:

• Com a qualificação necessária
• Simpática
• Comunicativa
• Honesta
• E que preze pela limpeza

Descrever o cargo

Outro ponto relevante a ser feito antes de começar o processo de recrutamento e seleção é a descrição do cargo desejado.

A descrição nada mais é que a formalização de todas as atividades, funções e responsabilidades de um cargo que devem ser cumpridas e respeitadas. Assim, você consegue dizer ao novo colaborador o que, como e por qual motivo ele deve executar suas atividades ao longo do expediente.

Ahh! Mais um ponto muito importante… Não confunda a descrição de cargos com a análise de cargos! Apesar de serem atividades complementares, não são a mesma coisa.

Enquanto a descrição de cargos descreve (não diga) quais as funções exercidas por aquele posto de trabalho, a análise de cargos é o processo de definir quais as competências necessárias para uma pessoa assumir aquele cargo, e dessa forma verificar se há sinergia entre o funcionário e o cargo, resultando em ótimas contratações.

Um exemplo dessa separação é que, ao contratar um assistente financeiro, você faz:

Descrição de cargos

• Cobrança de convênios
• Conciliações de cartões
• Fechamento de caixa

Análise de cargos

• Ensino médio completo
• Mínimo 3 meses de experiência
• Aprovado teste técnico

Recrutamento interno

O recrutamento interno é uma das maneiras de divulgar as novas vagas primeiramente para os colaboradores da sua empresa. Dessa forma você consegue reter talentos e desenvolver cada vez mais a sua equipe.

O ideal que a vaga seja exposta em murais da empresa, por correios internos de comunicação e/ou em uma reunião com a equipe em geral.

Vantagens:

• Mais econômico, pois não é necessário todo o gasto de uma nova contratação;
• Se torna um incentivo para os colaboradores já existentes;
• Como são pessoas que já participam da empresa, o período de adaptação é menor;
• Pessoas contratadas internamente já tem identidade com a cultura da empresa, por isso, tendem a colher bons frutos.

Cuidados no recrutamento interno

• Clareza: Ao abrir um processo de recrutamento interno, deixe bem claro qual vaga está aberta, quais funções estão aptas a se candidatarem ao posto e quais as qualificações necessárias para preencher a vaga. Isso evitará murmúrios e conversas de bastidores de um possível favorecimento de fulano ou ciclano.
• Avaliação criteriosa: É comum haver a promoção de um profissional por ele ser muito bom em uma determinada função. Mas no novo cargo, o colaborador não se adapta e acaba se frustrando e não dando o resultado esperado. Por isso, é extremamente importante avaliar se o colaborador tem a capacitação necessária para o cargo.
• Evitar pressão: Vamos imaginar a seguinte situação, temos uma oficina e o colaborador João é o melhor mecânico da empresa, ele já desempenha essa função a 10 anos. Ao abrir um recrutamento interno para uma vaga de gerente, João se candidatou por pura pressão, pois já tem anos de casa e se sente ameaçado caso não tenha uma progressão de carreira. Só tem um problema, João não tem o mínimo de jeito para liderança, o que é um ponto indispensável para assumir a função de gerente. Colocar ele no cargo de gerente é perder um ótimo profissional. Ou seja, talvez João nem queira essa nova função, só está se candidatando por um certo receio. Para evitar esse problema, deixe claro para esses colaboradores que eles são essenciais na função que desempenham e que podem progredir em outras oportunidades caso sejam compatíveis com os futuros cargos.

Recrutamento externo

Já o recrutamento externo é a forma de buscar, fora da empresa, um profissional para preencher a vaga disponível na empresa.

Geralmente são utilizados as seguintes formas de captações de candidatos:

• Captação de currículos na empresa;
• Parcerias com agências de empregos;
• Divulgação da vaga em sites de emprego.

Vantagens:

• Sangue novo: Esse novo colaborador pode trazer novas perspectivas e novas ideias;
• Costuma ser maior a oferta de profissionais para disputar a vaga.

Cuidados no recrutamento externo:

• Contratação de cargos estratégicos: A contratação de novos profissionais costumam gerar desmotivação nos colaboradores atuais que estão prévios ao cargo. Para evitar esse problema, deixe claro a esses colaboradores o porque não estão herdando a função. Dê um feedback construtivo sobre os pontos a melhorar para uma eventual outra oportunidade.
• Avaliação criteriosa: É necessária uma atenção a avaliação no recrutamento interno, no externo exige-se o dobro de atenção. Pois você está colocando uma nova pessoa na sua empresa. Avalie todas as questões necessárias.

Recrutamento misto

É uma das formas mais indicadas de fazer o processo de recrutamento e seleção, uma vez que ela pode combinar ações dos outros dois formatos que vimos anteriormente: Interno, Externo.

Vantagens:

• Mais precisão na contratação;
• Dá boas oportunidades para os colaboradores que já atuam na empresa;
• Aumenta as opções de escolha.

Cuidados no recrutamento misto:

• Feedback aos candidatos: Além de todos os cuidados já mencionados nos itens anteriores, coloque como tarefa o feedback aos candidatos não selecionados. Principalmente, os colaboradores atuais que se candidataram a vaga. Dê um retorno sobre o motivo que não foram selecionados, e deixe aberto que outras oportunidades acontecerão.

Análise de currículos

Esse processo é uma espécie de peneira, nela você colocará todos os currículos e passarão apenas os que tiverem as competências necessárias. Geralmente, esse método é o primeiro passo da seleção.

Organização

Todo bom processo de recrutamento começa por aqui. O ideal é que a empresa tenham um “formulário padrão” onde todos os candidatos preencham as informações necessárias, dessa forma fica mais simples e eficiente ao procurar por palavras-chave ou perfis semelhantes para determinada vaga. Mas claro que nem sempre o ideal é possível, então somente separar os currículos em pastas de acordo com o perfil de cada candidato já é um grande passo na direção certa

Seleção

O próximo passo é fazer um “cara-crachá” da descrição do cargo que você realizou com as informações dos currículos. Por exemplo, se você colocou na descrição do cargo que o candidato deveria ter ensino médio completo para concorrer a vaga, você selecionará os currículos que atenderem esse requisito, além das outras especificações necessárias.

Na análise de currículos, também é possível verificar outras questões, como:

• Se o candidato teve alta rotatividade em empregos anteriores;
• Se o candidato possui capacitações adicionais, como cursos, treinamentos, entre outros;
• Você pode pedir documentações para comprovar as informações contidas no currículo. Por exemplo, em um cargo que é necessário ensino superior em Administração você pode pedir para o candidato anexar cópia do certificado de ensino junto ao currículo.
• É possível analisar como está a estrutura e ortografia do currículo, quando essas competências fizerem parte do cargo.

Entrevista

A entrevista é uma forma de avaliar com mais eficácia o candidato, pois na conversa “olho no olho” muitas coisas são esclarecidas. Geralmente, a entrevista é um dos últimos métodos de seleção de candidatos.

Pontos importantes para uma boa entrevista:

Crie um formulário das perguntas

Ter um questionário padrão previamente elaborado impede que perguntas importantes passem em branco na entrevista, então vale a pena desenvolver um!

Faça perguntas que comprovem o currículo

Fazer perguntas pedindo mais detalhes sobre informações contidas no currículo do candidato são excelentes formas de comprovar a veracidade das informações.

Mas se atente para não fazer perguntas retóricas e não objetivas.

Há uma grande diferença entre:

1º Estou vendo em seu currículo que já trabalhou nesse cargo na empresa ABC, confirma essa informação? e:

2º Estou vendo em seu currículo que já trabalhou nesse cargo na empresa ABC, me fala um pouco sobre como era sua rotina nessa empresa?

A resposta da primeira pergunta poderia ser um simples “sim”, o que não daria muito progresso no verdadeiro objetivo. Já a segunda questão, o candidato precisa explicar o processo, então, se ele mentiu no currículo, certamente se enrolaria na resposta.

“O corpo fala”

Esse é o título de um dos livros mais lidos por profissionais de RH’s no mundo. Embora publicado em 1986 pelos autores Roland Tompakow e Pierre Weil, o conceito de analisar a linguagem corporal dos candidatos é muito eficiente para a seleção dos candidatos. Vale a pena se aprofundar no assunto!

Entrevista online

As entrevistas online estão sendo muito utilizadas ultimamente. Uma videoconferência pode agilizar o processo de contratação, tanto para a empresa quanto para o candidato.

Testes de comportamento

Os testes comportamentais são questionários direcionados a identificar as características comportamentais de cada candidato.

Testes comportamentais é um processo mais refinado de seleção e são utilizados para contratação dos cargos mais estratégicos da empresa. Geralmente são utilizados no meio do processo de seleção dos candidatos.

Testes técnicos

O teste técnico é uma espécie de avaliação do candidato referente a questões técnicas do cargo proposto. Por exemplo, ao contratar um colaborador para a auditoria de estoques de um supermercado é aplicado um teste técnico com questões voltadas a função de auditor. O que visa identificar no candidato:

• Conhecimento matemático
• Raciocínio lógico
• Noção básica de informática

O candidato que se der melhor com o teste técnico tende a ser o mais capacitado tecnicamente. Porém, é importante esse método ser utilizado como uma avaliação extra, que irá compor a decisão do novo colaborador.

Testes práticos

Testar, de forma prática, os conhecimentos teóricos de cada candidato é essencial para certas vagas. Isso quer dizer, colocar à prova se os conhecimentos que o candidato afirma possuir são verídicos.

Por exemplo, para contratar um vendedor para uma concessionária de veículos, o profissional de RH cria uma situação que simula uma venda real para ver como o candidato se saí.

Ahh! Não esqueça de chamar o responsável do setor referente à vaga para participar destes testes. A presença dele é muito importante!

Dinâmicas

Essa talvez deva ser uma das formas mais conhecidas de avaliar candidatos durante o recrutamento. Geralmente são aplicadas como métodos adicionais nos processos seletivos.

As também chamadas dinâmicas de grupo servem para inserir os candidatos em simulações de situações reais para que sejam avaliados na tomada de decisão e/ou expertise durante as atividades.

Uma ideia bacana utilizando o mesmo exemplo do vendedor, é colocá-lo em uma simulação onde ele precisa vender um cubo de gelo para alguém da Antártida. Difícil essa, hein?!

Referências

Muitos acreditam que ninguém presta atenção nas referências que os candidatos colocam em seus currículos. Essas pessoas estão muito enganadas! Uma pesquisa americana de 2015 mostrou que, cerca de 70% das empresas contratantes verificam uma ou mais referências presentes no currículo de seus candidatos.

Portanto, não vacile e valide as referências que são colocadas no currículo, principalmente em vagas que exigem responsabilidades maiores, como cargos de liderança ou do setor financeiro.

1º Passo: Abertura da vaga

O processo de recrutamento e seleção se inicia por uma demanda de:

1. uma nova vaga de trabalho
2. substituição de um colaborador

No primeiro caso, você teria que fazer a descrição do cargo, como já explicamos no início do artigo. Já no segundo caso, costuma ser mais simples, pois você já tem a vaga atualmente e ocupada por outra pessoa, então basta abrir a vaga procurando a pessoa substituta.

Com o cargo desejado em mãos, escolha o tipo de recrutamento a utilizar e comece a divulgar a vaga.

“No nosso mercado ainda não havia um comprador, então vamos ter que abrir uma nova vaga de trabalho. Vou descrever esse novo cargo:"

Requisitos

Ensino médio completo

Experiência mínima: 1 ano

Descrição da função

Realizar as compras de todas as seções da empresa

Realizar negociações de verbas comerciais

Gerenciar elaboração de encartes de divulgação

Precificação dos produtos

Vamos utilizar o tipo de recrutamento misto, divulgando a vaga:

• no mural da empresa (interno)
• reunião semanal com equipe (interno)
• agência do trabalhador (externo)
• site de recrutamento e seleção (externo)

2º Passo: Captação de currículos

Bem, esse é o passo que você começa a jogar os candidatos em um “funil”. Defina o método de captação de currículos, por exemplo:

• Currículo físico: Quem vai receber? Onde vai armazenar?
• Currículo digital: Quem vai verificar o e-mail? Quem ficará responsável por checar o site de vagas de emprego?

Determine também se a pessoa que vai receber os currículos vai efetuar uma “pré-filtragem”, ou seja, verificar os requisitos mínimos para ver se batem com a vaga.

“No nosso mercado, colocamos a gerente da loja para receber os currículos físicos, e ela já verifica a compatibilidade com a vaga. Se:

• For compatível, ela coloca em uma pasta de currículos da vaga;
• Não compatível, ela coloca em uma pasta de currículos para o futuro.

Já os currículos digitais, o auxiliar administrativo vai ser responsável pela separação dos currículos, seguindo as mesmas regras dos currículos físicos.”

3º Passo: Análise de currículos

Avalie os currículos que chegaram para a vaga proposta e selecione para a próxima fase os que cumprirem com todos os requisitos.

Além dos requisitos, você pode analisar alguns pontos importantes, como:

• erros de gramáticas
• “capricho” na estrutura do currículo
• solicite documentações comprobatórias, quando necessário

“Para a nossa vaga de comprador, chegaram 25 currículos. Ao fazer a análise de currículos observando todos os requisitos necessários, filtramos apenas 10 currículos para a próxima fase.”

4º Passo: Avaliações personalizadas (Opcional)

Dependendo da vaga proposta, você pode selecionar algumas formas adicionais de realizar seleções de candidatos como testes e dinâmicas.

Observação: Nada impede de você utilizar avaliações personalizadas em outras etapas do processo.

“Como comprador é uma vaga bem estratégica, aplicamos aos 10 candidatos:

• um teste técnico relacionado a compras e;
• uma dinâmica voltada a negociação.

Com esses testes, selecionamos 3 candidatos para a próxima fase.”

5º Passo: Entrevista

Chegou a hora que soa as mãos dos candidatos. Aproveite esse momento para “pescar” todos os comportamentos dos candidatos. Dicas para uma boa entrevista:

• Agende horários com os selecionados a entrevista
• Faça a entrevista em uma sala fechada, de preferência, sem interrupções
• Estude o currículo do candidato antes da entrevista
• Tenha em mãos o roteiro da entrevista, isso evita conversas “ao vento” e sem objetividade
• Deixe o candidato a vontade, “quebrando o gelo” no começo da entrevista

É comum, empresas que não tem um RH contratado terceirizarem essa etapa quando se trata de uma contratação estratégica.

“Agendamos os horários das entrevistas com os três candidatos para uma quinta-feira de manhã. Como não tenho muita experiência como recrutador de cargos estratégicos, contratei os serviços de uma psicóloga que faz esse tipo de trabalho na minha região. Eu, junto com a psicóloga realizamos as entrevistas com os três candidatos. Um deles chegou atrasado para a entrevista, o que foi um baita ponto negativo, visto que nossa empresa preza sempre pelo horário certo.”

6º Passo: Definir contratado

Bem, esse é o último passo do nosso “funil”, a hora de escolher a pessoa certa. Após a entrevista, analise o formulário das perguntas de cada um com cautela e o perfil comportamental apresentado por cada um na entrevista. Selecione aquele que mais se adapta ao cargo e a cultura da empresa. Dê a devolutiva para o candidato falando que ele foi aprovado.

Não se esqueça que todo esse processo mexe com a expectativa dos candidatos, por isso é importante dar um feedback (retorno) para os candidatos não selecionados, agradecendo pela participação no processo de recrutamento e seleção.

“Após as entrevistas, avaliamos junto com a psicóloga qual o candidato se adapta mais a cultura da empresa e se saiu melhor na entrevista. Selecionamos a pessoa certa, e dei um retorno por telefone para os candidatos não selecionados, agradecendo a participação e deixando aberto uma nova possibilidade no futuro.”

7º Passo: Encaminhar documentação

Ao avisar o candidato selecionado, envie junto um formulário de documentação necessária para o registro.

Se você não tem esse formulário padronizado, verifique com quem cuida do seu departamento pessoal quais os documentos necessários para o registro dessa pessoa.

“Agora que escolhemos o mais novo colaborador da nossa empresa, encaminhei um e-mail da minha contabilidade, que é quem cuida do departamento pessoal da nossa empresa, solicitando toda a documentação necessária e agendamos o primeiro dia de trabalho.”